İşler hiç bitmiyor, gün geçtikçe yığılıyor ve devamlı yeni işler, iş planına ekleniyor !
Bu durumlar bütün çalışanlarda giderek bıkkınlık, iş körlüğü oluşturur ve sonunda da istifa ettirir. Ancak daha büyük bir sorun var ki; bu durum istifalarla, yeni iş aramakla çözülebilecek problem değildir.
İş yerinde kronikleşen, yukarıda bahsi geçen durumlardan kurtulmanın çeşitli yöntemleri mevcut. Bunlardan ilki haftanın ilk günü, önce gün içinde sonra da hafta içinde neler yapacağını planlayıp uygulamaya geçmek. Buraya kadar geçecek sürede bile çalışanları ayrı ayrı kategorilerde gözlemlemek mümkündür.
- “Çok işim var, yetişmiyor işler” diyerek, o an hangi iş gelirse onu yapıp günü kurtaran çalışan,
- “Çok işim var ama sıraya aldım, ilk sen gelseydin senin işini yapardım” diyen iş kurtaran çalışan,
- “Çok işim var ama sırasıyla önemine göre işleme alıyorum” diyen hem günü, hem işi hem de sürecini kurtaran çalışan,
Şimdi bu çalışanlardan herhangi biri olarak iş yerindeki genel geçer bir durum ile örnekleme yapacak olursak.
Size mesai saatleri içerisinde şahsi telefon, şirket telefonu, dahili telefon, mail, Teams, Zoom, Whatsapp vb. gibi kaynaklardan iletilerdur. Bu kanallardan sizlere iş planı doğuyor ve sizin bu planı işletmeniz, sonuçlandırmanız, geri bildiriminiz hatta raporlamanız gerekebilir.
Sorun şu ki, bunu hangi öncelikle ve nasıl yapacaksınız ?
Telefonlara bakmak zorunda mısınız ?
Maillere ne kadar sıkılıkla bakmak zorunda kalıyorsunuz ?
Anlık ileti araçlarına anında geri dönebiliyor musunuz ?
Yüz yüze çözülmesi gereken konular da varsa sahada veya ofis dışında iş planınızı nasıl yapacaksınız ?
Bunlar ve benzeri sorunları çözmek için güzel bir işler güçler matrisi paylaşacağız. Dwight D. Eisenhower’ın geliştirdiği Eisenhower Matrisi, tam bir ilaç gibidir. Görev ve öncelikleri değerlendirmek için kullanılan etkili bir araçtır. Bu matris, görevleri aciliyet ve önem ölçütlerine göre dört kategoriye ayırarak insanlara daha etkili bir planlama yapma konusunda rehberlik eder. İş yerinde veya sosyal yaşamında yapılacak aktiviteleri planlarken bu matrisi kullanmak, kişinin zamanını daha verimli bir şekilde yönetmesine de yardımcı olabilir. İş ve sosyal hayat için bu matrisi yorumlayalım.
Eisenhower Matrisi, dört ana kategoriden oluşur;
Acil ve Önemli (A1): Bu kategori, anında ele alınması gereken acil ve önemli görevleri içerir. İş yerinde, kriz durumları veya acil projeler gibi durumlar bu kategoriye örnektir. Bu konuya el atmazsanız veya bu işi yapmazsanız büyük bir kriz yaşanabilir durumlar da buna örnektir. Ayrıca sosyal hayatta ki acil sağlık sorunları veya önemli aile, arkadaş toplantıları da bu kategoriye dahil edilebilir.
Acil Olmayan, Ama Önemli (A2): Bu kategori, uzun vadeli hedeflere ulaşmak için yapılan planlama ve stratejik görevleri içerir. İş yerinde proaktif projeler üzerinde çalışmak veya sosyal yaşamda uzun vadeli işleri, hedefleri koymak bu kategoriye örnek teşkil edebilir. Bu plana okunan ama sonrasında karar verilebilecek izleme atılan mailler eklenebilir.
Acil, Ama Önemsiz (B1): Bu kategori, anında dikkat gerektiren ancak uzun vadeli hedeflere katkı sağlamayan görevleri içerir. İş yerinde beklenmedik telefon çağrıları veya sosyal çevredeki ani davetler bu kategoriye örnek olabilir. Bu görevleri pozisyonunun gereği başkasına da aktarabilirsiniz, kontrol etmek şartı ile.
Acil Değil ve Önemsiz (B2): Bu kategori, genellikle zaman kaybına neden olan ve önemsiz olan görevleri içerir. İş yerindeki zaman kaybı yaratan toplantılar veya sosyal yaşamdaki vakit kaybına neden olan aktiviteler bu kategoriye dahil edilebilir.
Özet olarak şöyle söylemek gerekir ki, size iletilen işleri kaçırmamak için ileti kanallarını kontrol etmeniz gerekir. Bu kanalları önceliklendirmeniz gerekir. Ve gelen iletileri kategorize edip ona göre işleme almanız yeterli olacaktır.
Eisenhower Matrisi, insanlara sadece görevleri veya aciliyetleri değil, aynı zamanda önem düzeylerine göre değerlendirme alışkanlığı kazandırır. Bu sayede, kişiler zamanlarını daha bilinçli bir şekilde kullanabilir ve iş, sosyal hayatlarını daha dengeli bir şekilde yönetmeyi öğretir.
