ISO 9001’in etkinliğini belirleyen bölümlerden biri Madde 6 – Planlamadır. Bu madde, kuruluşların riskleri öngörmesini, hedefler koymasını ve değişiklikleri yönetmesini zorunlu kılar. Ancak sahada sıkça karşılaşılan durum, planlamanın yalnızca “yazılı bir formalite” olarak görülmesi ve gerçek karar alma süreçlerinden kopuk kalmasıdır. Oysa doğru uygulandığında planlama, sistemin canlı kalmasını ve geleceğe uyum sağlamasını garanti eder.
6.1 – Riskler ve Fırsatlar İçin Faaliyetler
Yanlış anlama: “Bir risk-fırsat tablosu hazırlayalım, dosyada bulunsun.”
Doğru uygulama: Riskler ve fırsatlar yalnızca listelenmez; her biri için önleyici veya geliştirici faaliyetler planlanır, sorumlular atanır ve sonuçları izlenir. Örneğin tedarik zincirinde bir gecikme riski varsa, alternatif tedarikçi planı yapılmalıdır.
6.2 – Kalite Hedefleri ve Bunlara Ulaşmak İçin Planlar
Yanlış anlama: “Hedeflerimizi yazdık: müşteri memnuniyetini artırmak.”
Doğru uygulama: Hedefler ölçülebilir olmalı (örneğin: müşteri şikâyetlerini %20 azaltmak, zamanında teslimatı %95’e çıkarmak). Ayrıca bu hedeflere ulaşmak için kaynak, sorumluluk, zaman planı ve ölçüm yöntemleri belirlenmelidir.
6.3 – Değişikliklerin Planlanması
Yanlış anlama: “Değişiklikleri ISO temsilcisi not etsin, yeter.”
Doğru uygulama: Ürün, süreç veya organizasyonda yapılacak değişikliklerin etkisi önceden analiz edilmeli; kalite yönetim sisteminin nasıl etkileneceği değerlendirilmelidir. Örneğin üretim hattına yeni bir makine alınacaksa, operatör eğitiminden bakım planına kadar tüm süreçler gözden geçirilmelidir.
Sonuç
Madde 6, ISO 9001’in “geleceğe hazırlık” maddesidir. Risklerin yalnızca yazıldığı, hedeflerin ölçülmediği ve değişikliklerin plansız yapıldığı sistemler uzun ömürlü olmaz. Etkin Kalite olarak deneyimimiz, planlamayı sahada yaşayan firmaların hem riskleri fırsata çevirdiğini hem de hedeflerine istikrarlı şekilde ulaştığını göstermektedir.
